PLIEZHAUSEN. Im Rathaus von Pliezhausen soll künftig viel Papier gespart werden. Aktuell drucken die Mitarbeiter dort nämlich noch die meist digital eingehenden Rechnungen aus, ergänzen sie mit Belegen und prüfen sie dann in Papierform. Dieses Vorgehen hat allerdings einige Nachteile, die Jonas Armbruster in der Beschlussvorlage für den Gemeinderat zusammenfasst: »Diese Arbeitsweise führt nicht nur zu hohem Papierverbrauch, sondern auch zu langen Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten.« Armbruster ist in der Gemeindeverwaltung für die Elektronische Datenverarbeitung zuständig. »Besonders die Recherche in archivierten Papierbelegen ist zeitaufwendig und bindet Personalkapazitäten.«
Künftig soll eine elektronische Bearbeitung von Rechnungen für mehr Effizienz im Rathaus sorgen und die analoge Arbeitsweise ablösen. Das haben die Gemeinderäte neulich einstimmig beschlossen. Künftig sollen die Rechnungen an einer zentralen Stelle automatisch erfasst und weiter verarbeitet werden. »Diese Systeme nutzen maschinelles Lernen, um sich an wiederkehrende Daten anzupassen und die Effizienz der Datenerfassung kontinuierlich zu steigern«, nennt Armbruster in der Vorlage die künftige Arbeitsweise.
Programm liest Daten aus Rechnungen aus
Außerdem könne das Programm die Rechnungen vorkontieren und alle wichtigen Daten von den Rechnungen auslesen. Nicht nur die Erfassung, sondern auch die Prüfung der Rechnungen soll digital erfolgen und so zu einer schnelleren Bearbeitung führen. Später sollen die Rechnungen in ein Dokumentensystem einfließen, das als Grundlage für elektronische Akten dienen soll. »Dadurch wird auch die Möglichkeit geschaffen, Rechnungen flexibel und ortsunabhängig zu recherchieren«, nennt Jonas Armbruster in der Vorlage einen weiteren Vorteil.
Es gibt allerdings auch einen rechtlichen Grund, der für E-Rechnungen spricht: »Unternehmen sind im B2B-Bereich (Business to Business, also von Unternehmen zu Unternehmen, Anmerkung der Redaktion) schrittweise verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden«, heißt es in Armbrusters Beschlussvorlage. Bereits jetzt seien Kommunen dazu verpflichtet, diese anzunehmen. Er nennt weitere Vorteile der künftigen Arbeitsweise: »Elektronische Rechnungen, die maschinenlesbar sind, reduzieren Fehlerquellen erheblich und ermöglichen eine automatische Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche.« Derzeit gingen in Pliezhausen die meisten Rechnungen noch als PDF-Anhänge ein.
Kosten von 11.000 Euro im Jahr
Der Gemeinderat hat die Verwaltung neulich ermächtigt, den Auftrag für den Kauf eines elektronischen Bearbeitungsprogramm von Rechnungen an die Komm.One, eine Anstalt des öffentlichen Rechts, zu vergeben. Diese ist der IT-Dienstleister der Kommunen in Baden-Württemberg und bietet das Programm Enaio an. Dieses kostet die Verwaltung in Pliezhausen einmalig 80.000 Euro und dann jedes Jahr weitere 11.400 Euro. (GEA)